Národný projekt „Mapovanie a analýza stavu podporných a administratívnych procesov vo vybraných inštitúciách verejnej správy a návrh optimalizovaných a unifikovaných podporných a administratívnych procesov“
Tento projekt je podporený z Európskeho sociálneho fondu prostredníctvom
Operačného programu Efektívna verejná správa (OP EVS).
Informácie o operačnom programe Efektívna verejná správa nájdete na http://www.reformuj.sk/.
Prijímateľ: Ministerstvo financií Slovenskej republiky, Štefanovičova 5, 817 82 Bratislava Výška poskytnutého NFP: 4 486 862,44 EUR Dátum rozhodnutia o poskytnutí NFP: 10.5.2017 Dátum nadobudnutia účinnosti Zmluvy o poskytnutí NFP: 21.7.2017
Prioritná os 1: 1. Posilnené inštitucionálne kapacity a efektívna VS Špecifický cieľ 1.1: Skvalitnené systémy a optimalizované procesy VS
Riadiaci orgán OP EVS: Ministerstvo vnútra SR Miesto realizácie projektu: celé územie Slovenskej republiky Termín realizácie projektu: 04/2018 - 10/2020
Popis projektu
Národným projektom Mapovanie a analýza stavu podporných a administratívnych procesov vo vybraných inštitúciách verejnej správy a návrh optimalizovaných a unifikovaných podporných a administratívnych procesov bude zabezpečené zmapovanie a analýza aktuálneho stavu procesov podporných a administratívnych činností v oblastiach spracovávania ekonomickej agendy.
Projekt sa zameria na podporné a administratívne procesy vo všetkých verejných výskumných inštitúciách a rozpočtových, príspevkových organizáciách jednotlivých správcov kapitol štátneho rozpočtu (s výnimkou správcu kapitoly SIS a NBÚ). Podľa schváleného projektového zámeru predsedom samosprávnych krajov má byť umožnené zapojiť sa do projektu a nechať posúdiť podporné a administratívne procesy na úradoch a organizáciách v zriaďovateľskej pôsobnosti samosprávneho kraja. Spolupráca VÚC je podporená uzatvorenými Memorandami o spolupráci pri realizácii Projektu.
Projektom sa zabezpečí unifikácia ekonomických procesov v organizáciách, ktorá môže zároveň prispieť k zníženiu nákladov na výkon ich podporných činností a nákladov na prevádzku ich ekonomických informačných systémov.
Realizáciou projektu podporeného Operačným programom Efektívna verejná správa sa dosiahne katalogizácia súčasného výkonu podporných a administratívnych činností a stavu ich pokrytia informačnými systémami vo vybraných inštitúciách verejnej správy a návrh nových unifikovaných a optimalizovaných procesov, čím sa vytvorí rámec pre plošné zavedenie jednotného metodicko-procesného rámca.
Projektom sa zabezpečí existencia centrálnych zdrojov dát vychádzajúcich z ekonomických a podporných agend, ktoré budú využívané pri riadení a rozvoji verejnej správy a zároveň sa znížia náklady na prevádzku back-office informačných systémov a nákladov na výkon podporných činností v prostredí štátnej správy.
Projekt bude realizovaný prostredníctvom hlavných aktivít projektu:
Zmapovanie a katalogizácia „AS-IS“ stavu výkonu podporných a administratívnych činností vybraných inštitúcií verejnej správy.
Analýza obsahu interných riadiacich aktov vybraných inštitúcií verejnej správy.
Zmapovanie a katalogizácia „AS-IS“ stavu pokrytia výkonu podporných a administratívnych činností vybraných inštitúcií verejnej správy informačnými systémami, vrátane ich funkcionalít a nastavení.
Spracovanie detailných procesných máp podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých inštitúcií.
Návrh unifikovaných a optimalizovaných podporných a administratívnych procesov vybraných inštitúcií verejnej správy s uvedením zdôvodnených výnimiek a s vyčlenením procesov vhodných na pokrytie Centrálnym ekonomickým systémom a procesov vhodných na automatizáciu.
Spracovanie nových detailných procesných máp podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých inštitúcií.
Návrh úprav legislatívy a metodík s cieľom optimalizácie podporných a administratívnych procesov a znižovania nákladov na ich výkon.
Aktivity 1-7 sú realizované v súlade s platným harmonogramom projektu.
Udržateľnosť projektu je podporená schváleným Uznesením vlády SR č. 322/2015 k zámeru dobudovania centrálnej metodicko-procesnej autority pre oblasť ekonomických a podporných agend a implementácie Centrálneho ekonomického systému premietnutého do ďalších súvisiacich projektov.
Zámer Projektu plne zodpovedá reformným krokom pre vybudovanie efektívnej verejnej správy. Realizácia navrhovaných aktivít projektu má oporu v strategických dokumentoch, akými sú napríklad Národný program reforiem schválený uznesením vlády č.198/2013, Pozičný dokument Európskej komisie k vypracovaniu Partnerskej dohody a programov na roky 2014 – 2020 a Strategický dokument pre oblasť rastu digitálnych služieb a oblasť infraštruktúry prístupovej siete novej generácie (2014 – 2020).
AKTUÁLNY STAV
35 výstupov odovzdaných dodávateľom z celkových 35 zmluvných výstupov projektu:
Metodika zberu a vyhodnocovania údajov pre dotazníkové prieskumy,
Model unifikovaných procesov štátnej správy – procesný model U2B,
Zozbierané interné riadiace akty podľa jednotlivých organizácií štátnej správy (načítanie do spoločného úložiska),
Katalóg procesov podporných a administratívnych činností organizácií štátnej správy podľa jednotlivých funkčných oblastí ekonomickej agendy (v elektronickej forme),
Katalóg organizácií štátnej správy podľa stavu výkonu podporných a administratívnych činností podľa funkčných oblastí a procesov (v elektronickej forme),
Prehľad interných riadiacich aktov podľa jednotlivých organizácií štátnej správy,
Prehľady zanalyzovaných interných riadiacich aktov vo vzťahu k podporným a administratívnym činnostiam a vedeniu ekonomickej agendy v organizáciách štátnej správy,
Prehľad interných riadiacich aktov organizácií štátnej správy identifikovaných ako relevantných pre návrh optimalizovaných procesov,
Detailné procesné mapy podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých organizácií štátnej správy (tzv. individualizovaný U2B model),
Zmapovaný stav pokrytia výkonu podporných a administratívnych činností organizácií štátnej správy informačnými systémami vo forme spracovaných výstupov z Dotazníkového prieskumu,
Model optimalizovaných procesov štátnej správy – procesný model O2B (verzia na pripomienkovanie),
Katalóg ekonomických informačných systémov používaných v organizáciách štátnej správy (v elektronickej forme),
Katalóg organizácií štátnej správy podľa stavu pokrytia výkonu ich podporných a administratívnych činností informačnými systémami (v elektronickej forme),
Identifikácia procesov v rámci modelu O2B vhodných na pokrytie systémom CES a výnimiek z pokrytia týmto systémom,
Pripravené formuláre na zber a vyhodnocovanie údajov dotazníkových prieskumov,
Vyhodnotenie zberu dodatočných informácií o funkčnostiach a nastaveniach informačných systémov v organizáciách štátnej správy v rámci Dotazníkového prieskumu II,
Model optimalizovaných procesov VÚC a ich OvZP – procesný model O2B VUC (verzia na pripomienkovanie),
Prehľad relevantnej legislatívy a metodických usmernení vo vzťahu k podporným a administratívnym činnostiam organizácií štátnej správy,
Katalóg procesov podporných a administratívnych činností VÚC a ich OvZP podľa jednotlivých funkčných oblastí ekonomickej agendy (v elektronickej forme),
Katalóg VÚC a ich OvZP podľa stavu výkonu podporných a administratívnych činností podľa funkčných oblastí a procesov (v elektronickej forme),
Zozbierané interné riadiace akty podľa jednotlivých organizácií VÚC a ich OvZP (načítanie do spoločného úložiska),
Zmapovaný stav pokrytia výkonu podporných a administratívnych činností organizácií VÚC a ich OvZP informačnými systémami vo forme spracovaných výstupov z Dotazníkového prieskumu III,
Katalóg ekonomických informačných systémov používaných v organizáciách VÚC a ich OvZP (v elektronickej forme),
Katalóg organizácií VÚC a ich OvZP podľa stavu pokrytia výkonu ich podporných a administratívnych činností informačnými systémami (v elektronickej forme),
Finálny model optimalizovaných procesov štátnej správy – procesný model O2B - FINAL,
Prehľad interných riadiacich aktov podľa jednotlivých organizácií VÚC a ich OvZP,
Identifikácia procesov v rámci modelu O2B-FINAL vhodných na pokrytie systémom CES a výnimiek z pokrytia týmto systémom.
Finálny model optimalizovaných procesov VÚC a ich OvZP – procesný model O2B VÚC-FINAL
Prehľad relevantnej legislatívy a metodických usmernení vo vzťahu k podporným a administratívnym činnostiam VÚC a ich OvZP
Identifikácia procesov v rámci modelu O2B-VÚC FINAL vhodných na pokrytie systémom CES a výnimiek z pokrytia týmto systémom
Zhodnotenie finálneho návrhu nových procesov oproti medzinárodným skúsenostiam
Detailné procesné mapy optimalizovaných procesov podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých organizácií štátnej správy (tzv. individualizovaný O2B model)
Detailné procesné mapy optimalizovaných procesov podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých organizácií VÚC a ich OvZP (tzv. individualizovaný O2B VÚC model)
Návrh konkrétnych legislatívnych úprav, ktoré budú vychádzať z návrhu nových unifikovaných a optimalizovaných procesov
Návrh úprav relevantných metodických usmernení a opatrení, ktoré budú zosúladené s novou legislatívnou úpravou a zámerom nasadenia nových procesov podporných a admin. činností vo vybraných inštitúciách VS
zrealizovaný Dotazníkový prieskum I. pre organizácie štátnej správy (1.6.2019 – 21.6.2019)
zrealizovaný Dotazníkový prieskum II. pre organizácie štátnej správy (28.10.2019 – 26.11.2019)
zrealizovaný Dotazníkový prieskum III. pre VÚC a ich OvZP (20.1.2020 – 07.2.2020)
Realizácia jednotlivých hlavných aktivít projektu bola ukončená k 31.10.2020. V priebehu októbra sa uskutočnilo zasadnutie Riadiaceho výboru, na ktorom boli schválené zostávajúce zmluvné výstupy, vrátane posledných odovzdaných k 30.9.2020, čím boli naplnené všetky merateľné ukazovatele projektu. V súčasnosti sa projekt nachádza vo fáze finančného ukončenia realizácie projektu a následného monitorovania projektu.
