NP: „Mapovanie a analýza stavu podporných a administratívnych procesov ..."

Národný projekt „Mapovanie a analýza stavu podporných a administratívnych procesov vo vybraných inštitúciách verejnej správy a návrh optimalizovaných a unifikovaných podporných a administratívnych procesov“

Tento projekt je podporený z Európskeho sociálneho fondu prostredníctvom
Operačného programu Efektívna verejná správa (OP EVS).
Informácie o operačnom programe Efektívna verejná správa nájdete na http://www.reformuj.sk/.

Bližšie informácie o projekte nájdete na https://ces.mfsr.sk/.

Prijímateľ: Ministerstvo financií Slovenskej republiky, Štefanovičova 5, 817 82 Bratislava
Výška poskytnutého NFP: 4 486 862,44 EUR
Dátum rozhodnutia o poskytnutí NFP: 10.5.2017
Dátum nadobudnutia účinnosti Zmluvy o poskytnutí NFP: 21.7.2017

Prioritná os 1: 1. Posilnené inštitucionálne kapacity a efektívna VS
Špecifický cieľ 1.1: Skvalitnené systémy a optimalizované procesy VS

Riadiaci orgán OP EVS: Ministerstvo vnútra SR
Miesto realizácie projektu: celé územie Slovenskej republiky
Termín realizácie projektu: 04/2018 - 10/2020

Popis projektu

Národným projektom Mapovanie a analýza stavu podporných a administratívnych procesov vo vybraných inštitúciách verejnej správy a návrh optimalizovaných a unifikovaných podporných a administratívnych procesov bude zabezpečené zmapovanie a analýza aktuálneho stavu procesov podporných a administratívnych činností v oblastiach spracovávania ekonomickej agendy.

Projekt sa zameria na podporné a administratívne procesy vo všetkých verejných výskumných inštitúciách a rozpočtových, príspevkových organizáciách jednotlivých správcov kapitol štátneho rozpočtu (s výnimkou správcu kapitoly SIS a NBÚ). Podľa schváleného projektového zámeru predsedom samosprávnych krajov má byť umožnené zapojiť sa do projektu a nechať posúdiť podporné a administratívne procesy na úradoch a organizáciách v zriaďovateľskej pôsobnosti samosprávneho kraja. Spolupráca VÚC je podporená uzatvorenými Memorandami o spolupráci pri realizácii Projektu.

Projektom sa zabezpečí unifikácia ekonomických procesov v organizáciách, ktorá môže zároveň prispieť k zníženiu nákladov na výkon ich podporných činností a nákladov na prevádzku ich ekonomických informačných systémov.
Realizáciou projektu podporeného Operačným programom Efektívna verejná správa sa dosiahne katalogizácia súčasného výkonu podporných a administratívnych činností a stavu ich pokrytia informačnými systémami vo vybraných inštitúciách verejnej správy a návrh nových unifikovaných a optimalizovaných procesov, čím sa vytvorí rámec pre plošné zavedenie jednotného metodicko-procesného rámca.

Projektom sa zabezpečí existencia centrálnych zdrojov dát vychádzajúcich z ekonomických a podporných agend, ktoré budú využívané pri riadení a rozvoji verejnej správy a zároveň sa znížia náklady na prevádzku back-office informačných systémov a nákladov na výkon podporných činností v prostredí štátnej správy.

Projekt bude realizovaný prostredníctvom hlavných aktivít projektu:

1. Zmapovanie a katalogizácia „AS-IS“ stavu výkonu podporných a administratívnych činností vybraných inštitúcií verejnej správy.
2. Analýza obsahu interných riadiacich aktov vybraných inštitúcií verejnej správy.
3. Zmapovanie a katalogizácia „AS-IS“ stavu pokrytia výkonu podporných a administratívnych činností vybraných inštitúcií verejnej správy informačnými systémami, vrátane ich funkcionalít a nastavení.
4. Spracovanie detailných procesných máp podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých inštitúcií.
5. Návrh unifikovaných a optimalizovaných podporných a administratívnych procesov vybraných inštitúcií verejnej správy s uvedením zdôvodnených výnimiek a s vyčlenením procesov vhodných na pokrytie Centrálnym ekonomickým systémom a procesov vhodných na automatizáciu.
6. Spracovanie nových detailných procesných máp podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých inštitúcií.
7. Návrh úprav legislatívy a metodík s cieľom optimalizácie podporných a administratívnych procesov a znižovania nákladov na ich výkon.

Aktivity 1-7 sú realizované v súlade s platným harmonogramom projektu.

Udržateľnosť projektu je podporená schváleným Uznesením vlády SR č. 322/2015 k zámeru dobudovania centrálnej metodicko-procesnej autority pre oblasť ekonomických a podporných agend a implementácie Centrálneho ekonomického systému premietnutého do ďalších súvisiacich projektov.

Zámer Projektu plne zodpovedá reformným krokom pre vybudovanie efektívnej verejnej správy. Realizácia navrhovaných aktivít projektu má oporu v strategických dokumentoch, akými sú napríklad Národný program reforiem schválený uznesením vlády č.198/2013, Pozičný dokument Európskej komisie k vypracovaniu Partnerskej dohody a programov na roky 2014 – 2020 a Strategický dokument pre oblasť rastu digitálnych služieb a oblasť infraštruktúry prístupovej siete novej generácie (2014 – 2020).

AKTUÁLNY STAV

• 35 výstupov odovzdaných dodávateľom z celkových 35 zmluvných výstupov projektu:
  • Metodika zberu a vyhodnocovania údajov pre dotazníkové prieskumy,
  • Model unifikovaných procesov štátnej správy – procesný model U2B,
  • Zozbierané interné riadiace akty podľa jednotlivých organizácií štátnej správy (načítanie do spoločného úložiska),
  • Katalóg procesov podporných a administratívnych činností organizácií štátnej správy podľa jednotlivých funkčných oblastí ekonomickej agendy (v elektronickej forme),
  • Katalóg organizácií štátnej správy podľa stavu výkonu podporných a administratívnych činností podľa funkčných oblastí a procesov (v elektronickej forme),
  • Prehľad interných riadiacich aktov podľa jednotlivých organizácií štátnej správy,
  • Prehľady zanalyzovaných interných riadiacich aktov vo vzťahu k podporným a administratívnym činnostiam a vedeniu ekonomickej agendy v organizáciách štátnej správy,
  • Prehľad interných riadiacich aktov organizácií štátnej správy identifikovaných ako relevantných pre návrh optimalizovaných procesov,
  • Detailné procesné mapy podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých organizácií štátnej správy (tzv. individualizovaný U2B model),
  • Zmapovaný stav pokrytia výkonu podporných a administratívnych činností organizácií štátnej správy informačnými systémami vo forme spracovaných výstupov z Dotazníkového prieskumu,
  • Model optimalizovaných procesov štátnej správy – procesný model O2B (verzia na pripomienkovanie),
  • Katalóg ekonomických informačných systémov používaných v organizáciách štátnej správy (v elektronickej forme),
  • Katalóg organizácií štátnej správy podľa stavu pokrytia výkonu ich podporných a administratívnych činností informačnými systémami (v elektronickej forme),
  • Identifikácia procesov v rámci modelu O2B vhodných na pokrytie systémom CES a výnimiek z pokrytia týmto systémom,
  • Pripravené formuláre na zber a vyhodnocovanie údajov dotazníkových prieskumov,
  • Vyhodnotenie zberu dodatočných informácií o funkčnostiach a nastaveniach informačných systémov v organizáciách štátnej správy v rámci Dotazníkového prieskumu II,
  • Model optimalizovaných procesov VÚC a ich OvZP – procesný model O2B VUC (verzia na pripomienkovanie),
  • Prehľad relevantnej legislatívy a metodických usmernení vo vzťahu k podporným a administratívnym činnostiam organizácií štátnej správy,
  • Katalóg procesov podporných a administratívnych činností VÚC a ich OvZP podľa jednotlivých funkčných oblastí ekonomickej agendy (v elektronickej forme),
  • Katalóg VÚC a ich OvZP podľa stavu výkonu podporných a administratívnych činností podľa funkčných oblastí a procesov (v elektronickej forme),
  • Zozbierané interné riadiace akty podľa jednotlivých organizácií VÚC a ich OvZP (načítanie do spoločného úložiska),
  • Zmapovaný stav pokrytia výkonu podporných a administratívnych činností organizácií VÚC a ich OvZP informačnými systémami vo forme spracovaných výstupov z Dotazníkového prieskumu III,
  • Katalóg ekonomických informačných systémov používaných v organizáciách VÚC a ich OvZP (v elektronickej forme),
  • Katalóg organizácií VÚC a ich OvZP podľa stavu pokrytia výkonu ich podporných a administratívnych činností informačnými systémami (v elektronickej forme),
  • Finálny model optimalizovaných procesov štátnej správy – procesný model O2B - FINAL,
  • Prehľad interných riadiacich aktov podľa jednotlivých organizácií VÚC a ich OvZP,
  • Identifikácia procesov v rámci modelu O2B-FINAL vhodných na pokrytie systémom CES a výnimiek z pokrytia týmto systémom.
  • Finálny model optimalizovaných procesov VÚC a ich OvZP – procesný model O2B VÚC-FINAL
  • Prehľad relevantnej legislatívy a metodických usmernení vo vzťahu k podporným a administratívnym činnostiam VÚC a ich OvZP
  • Identifikácia procesov v rámci modelu O2B-VÚC FINAL vhodných na pokrytie systémom CES a výnimiek z pokrytia týmto systémom
  • Zhodnotenie finálneho návrhu nových procesov oproti medzinárodným skúsenostiam
  • Detailné procesné mapy optimalizovaných procesov podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých organizácií štátnej správy (tzv. individualizovaný O2B model)
  • Detailné procesné mapy optimalizovaných procesov podporných a administratívnych činností podľa jednotlivých organizácií VÚC a ich OvZP (tzv. individualizovaný O2B VÚC model)
  • Návrh konkrétnych legislatívnych úprav, ktoré budú vychádzať z návrhu nových unifikovaných a optimalizovaných procesov
  • Návrh úprav relevantných metodických usmernení a opatrení, ktoré budú zosúladené s novou legislatívnou úpravou a zámerom nasadenia nových procesov podporných a admin. činností vo vybraných inštitúciách VS
• zrealizovaný Dotazníkový prieskum I. pre organizácie štátnej správy (1.6.2019 – 21.6.2019)
• zrealizovaný Dotazníkový prieskum II. pre organizácie štátnej správy (28.10.2019 – 26.11.2019)
• zrealizovaný Dotazníkový prieskum III. pre VÚC a ich OvZP (20.1.2020 – 07.2.2020)

Realizácia jednotlivých hlavných aktivít projektu bola ukončená k 31.10.2020. V priebehu októbra sa uskutočnilo zasadnutie Riadiaceho výboru, na ktorom boli schválené zostávajúce zmluvné výstupy, vrátane posledných odovzdaných k 30.9.2020, čím boli naplnené všetky merateľné ukazovatele projektu. V súčasnosti sa projekt nachádza vo fáze finančného ukončenia realizácie projektu a následného monitorovania projektu.