Základná finančná kontrola

Dohoda o poskytnutí služby je dvojstranný právny úkon, a teda predstavuje finančnú operáciu, je potrebné pred jej uzatvorením vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK. V rámci ZFK je potrebné overiť súlad s relevantnými skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. (napr. súlad s osobitnými predpismi, na základe ktorých sa dohody uzatvárajú, súlad s vnútornými predpismi OVS). Vzhľadom na charakter finančnej operácie – uzatvorenie bezplatnej dohody o poskytnutí služby, nie je potrebné overovať súlad s rozpočtom OVS, nakoľko rozpočet OVS nie je v tomto prípade relevantná skutočnosť, ktorá by mala vplyv na uvedenú finančnú operáciu.

Bankový výpis je dokument deklaratórnej povahy, ktorý zachytáva už zrealizované finančné operácie alebo ich časti (príjem/použitie/poskytnutie verejných financií). Je však potrebné skúmať, či bankový výpis neobsahuje údaje o takej finančnej operácii alebo jej časti, ktorá v relevantnej fáze ešte nebola overená ZFK (pôjde najmä o príjem verejných financií); v takomto prípade je potrebné vo vzťahu k danej finančnej operácii zabezpečiť vykonanie ZFK. ZFK je potrebné vykonať aj vo vzťahu k rôznym poplatkom, napr. poplatky za vedenie účtu, ktoré sú účtované na mesačnej báze, tieto predstavujú finančnú operáciu alebo jej časť (použitie verejných financií). Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK možno potvrdiť priamo na bankovom výpise, ako doklade súvisiacom s finančnou operáciou, ktorý sa vystavuje za určité obdobie alebo na akomkoľvek inom doklade súvisiacom s finančnou operáciou (prevod finančných prostriedkov), t. j. krycí list, resp. súhrnný krycí list, spisový obal, atď. V prípade odvodu finančných prostriedkov z pokladne na bankový účet je potrebné vykonať overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z., nakoľko ide o finančnú operáciu, a to iný úkon majetkovej povahy. V tomto prípade sa overí o. i. aj súlad s vnútornou smernicou upravujúcou finančné limity pokladne a pravidlá odvodu hotovosti. Ako doklad súvisiaci s finančnou operáciou sa využije napr. výdavkový pokladničný doklad, doklad z banky alebo samostatný krycí list. Význam správneho overenia prostredníctvom vykonanej ZFK spočíva v tom, aby sa zabránilo prípadnému nezákonnému odlivu finančných prostriedkov z rozpočtu.

Použitie platobnej karty OVS - je forma bezhotovostnej úhrady výdavkov OVS, pričom ide o uskutočnenie finančnej operácie („použitie verejných financií“) podľa § 2 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z. Vzhľadom na uvedené je potrebné pri bezhotovostných finančných operáciách vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK rovnako ako pri hotovostných finančných operáciách, kedy je použitie verejných financií možné overiť pri vyúčtovaní výdavkov. Overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK je potrebné vykonať vždy pri odovzdaní platobnej karty príslušnému zamestnancovi a následne vždy pri vyúčtovaní uhradených platieb. V prípade, ak zamestnanec uhrádza výdavky prostredníctvom súkromnej platobnej karty, nie je možné hovoriť o vykonaní finančnej operácie v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z., nakoľko v danom prípade nejde o verejné financie. V prípade použitia súkromných platobných kariet, ak majú byť tieto výdavky refundované, sa overenie súladu relevantných skutočností vykoná pri vyúčtovaní jednotlivých platieb, resp. pri preplácaní jednotlivých výdavkov, t. j. až v okamihu, keď dôjde k použitiu verejných financií. Zároveň treba preukázať bezprostrednú súvislosť nákupov (prijatých plnení) s činnosťou OVS.

Tzv. „mylná platba“ predstavuje finančnú operáciu vo forme nesprávneho použitia verejných financií OVS a dobropis „mylnej platby“ predstavuje finančnú operáciu vo forme vrátenia nesprávne použitých verejných financií, čo v praxi predstavuje pre OVS príjem verejných financií. OVS je povinný vykonať vo vzťahu k danému príjmu overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK podľa zákona č. 357/2015 Z. z.

Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK má byť vykonaná pred účtovaním, t. j. napr. v prípade použitia verejných financií sa overenie vykoná na príkaze na úhradu alebo krycom liste, ktorý obsahuje viac príkazov na úhradu a pod. alebo v prípade príjmu sa overenie vykoná napr. na odberateľskej faktúre, prípadne na krycom liste k odberateľskej faktúre. V tejto súvislosti však uvádzame, že OVS musí mať nastavený proces výkonu ZFK tak, aby bolo zabezpečené, že overovaním súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK bude o. i. overený aj súlad so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ak je to relevantné. Overenie súladu s relevantnými skutočnosťami vykonaním ZFK sa vyznačí na príslušnom internom doklade (doklad súvisiaci s finančnou operáciou) alebo na krycom liste s uvedením náležitostí podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. Účtovné úkony môžu súvisieť s finančnou operáciou alebo jej časťou (napr. účtovanie pohľadávky pri očakávanom príjme za miestne dane a poplatky), kedy je potrebné overiť relevantné skutočnosti vykonaním ZFK, a preto účtovné doklady môžu predstavovať doklady súvisiace s finančnou operáciou alebo jej časťou, na ktorých sa potvrdí overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK. 

Vyhlásenie výberového konania je časťou finančnej operácie, ktorá predstavuje použitie verejných financií v súvislosti so zabezpečením obsadenia voľného pracovného miesta. Zároveň vyhlásenie výberového konania predchádza uzavretiu služobnej/pracovnej zmluvy s úspešným uchádzačom, t. j. je zároveň časťou finančnej operácie, ktorou je právny úkon. Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK sa vykoná vo vzťahu k vyhláseniu výberového konania (je potrebné uistiť sa o. i., že už v čase vyhlásenia výberového konania má OVS dostatok verejných financií na úhradu budúcej mzdy, že vyhlásenie výberového konania je v súlade s relevantnou legislatívou) a aj vo vzťahu k ostatným následným finančným operáciám alebo ich častiam (napr. uzavretie pracovnej zmluvy). Vyplatenie vyššej platovej tarify a príplatku, priznanie mentorského príplatku predstavuje finančnú operáciu - použitie verejných financií, a zároveň môže predstavovať aj právny úkon, pokiaľ sa v súvislosti s uvedenými úkonmi vypracúva napr. dodatok k služobnej/pracovnej zmluve, nový platový dekrét, resp. iná forma (či už jednostranného alebo viacstranného) právneho úkonu, je potrebné vo vzťahu k identifikovaným finančným operáciám vykonať overenie súladu relevantných skutočností , pričom takéto overenie musí byť vykonávané už počas prípravy finančnej operácie. V prípade, ak sa uzatvára pracovná, resp. služobná zmluva, a zároveň sa vypracúva návrh platového dekrétu, je možné tieto dve finančné operácie spojiť a vykonať „spoločnú“ ZFK, resp. vykonanie overenia súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK potvrdiť na spoločnom doklade súvisiacom s oboma finančnými operáciami.

Ak OVS vykonáva spracovanie miezd dodávateľským spôsobom, zamestnanci takéhoto dodávateľa nie sú oprávnení podľa zákona č. 357/2015 Z. z. vykonávať ZFK. Túto kontrolu vykonávajú zamestnanci OVS, pričom ZFK sa vykoná na všetkých finančných operáciách, t. j. aj na tých, ktoré sú zabezpečené dodávateľským spôsobom. Napríklad pri spracovaní mzdy v praxi OVS vykoná overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK pred úhradou mzdy zamestnancovi, pričom podkladom bude výstup spracovaný externou osobou.

Ak bude vykonanie ZFK potvrdené na tzv. súhrnnom krycom liste, nie je potrebné vyhotovovať kópie takéhoto súhrnného krycieho listu a prikladať ho k osobnému spisu zamestnanca. Je však potrebné zabezpečiť, aby v prípade auditu/kontroly OVS vedel náležite preukázať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK ku všetkým finančným operáciám alebo ich častiam (teda ku všetkým platovým dekrétom), a to napr. predložením takéhoto súhrnného krycieho listu, z ktorého bude zrejmé, vo vzťahu ku ktorým konkrétnym finančným operáciám (použitie verejných financií deklarované na platovom dekréte) sa potvrdzovalo vykonanie ZFK.

Skončenie pracovného pomeru predstavuje finančnú operáciu, nakoľko ide o právny úkon (t. j. jednostranný alebo dvojstranný v závislosti od právnej formy skončenia pracovného pomeru), ktorým sa zaisťuje ukončenie základného pracovnoprávneho vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancom, v ktorom dochádzalo k výkonu závislej práce za odmenu, a z ktorého o. i. vyplývajú aj možné finančné nároky na rozpočet (napr. nárok na odstupné, odchodné alebo náhrada mzdy za nevyčerpanú dovolenku), a preto je potrebné vo vzťahu ku skončeniu pracovného pomeru vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK.
V rámci overenia súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK je potrebné overiť túto finančnú operáciu s relevantnými skutočnosťami uvedenými v § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., napríklad s organizačným opatrením, ďalej či ustanovenia danej právnej formy skončenia pracovného pomeru sú v súlade s osobitnými predpismi (Zákonníkom práce alebo inými relevantnými všeobecne záväznými právnymi predpismi), s inými podmienkami, ktoré boli napr. stanovené v pôvodnej pracovnej zmluve, s vnútornými predpismi v oblasti pracovnoprávnych vzťahov a pod. Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK je taktiež potrebné vykonať v časti finančnej operácie určenia a vyplatenia finančného nároku (napr. odstupného, odchodného alebo pri náhrade mzdy za nevyčerpanú dovolenku).
V prípade finančnej operácie, ktorou je skončenie pracovného pomeru môže byť „Výstupný list“ jedným z relevantných dokladov súvisiacim s finančnou operáciou alebo jej časťou, na ktorom zodpovední zamestnanci v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z potvrdia overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK. 

Dohody o hmotnej zodpovednosti podľa § 182 Zákonníka práce, ktoré musia mať písomnú formu, a ktorými sa zamestnanci zaväzujú na seba prevziať zodpovednosť za zverené hotovosti, ceniny, tovar, zásoby materiálu alebo iné hodnoty určené na obeh alebo obrat, je potrebné overiť súlad skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK, nakoľko sú dvojstranným právnym úkonom, t. j. finančnou operáciou. Vykonaním ZFK sa podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. overuje napríklad súlad s osobitným predpisom (Zákonníkom práce), súlad s vnútornými predpismi OVS, tzn. či je možné uzavrieť dohodu o hmotnej zodpovednosti s uvedeným zamestnancom alebo skupinou zamestnancov, či došlo k vykonaniu inventúry a pod. Pri následnom vyúčtovaní zamestnanca sa o. i. v rámci ZFK overuje aj súlad s takouto dohodou.

Delegovať svoju povinnosť vykonať finančnú kontrolu (ZFK/AFK) na iného podriadeného zamestnanca môže vedúci zamestnanec v prípade, ak je dlhodobo neprítomný, napr. PN, dovolenka atď. Nemalo by ale ísť o všeobecné delegovanie povinností v čase, keď je vedúci zamestnanec prítomný na pracovisku. Osoba, ktorá v súlade s internými pravidlami OVS zastupuje zamestnanca oprávneného na vykonanie overenia súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK (napr. štatutárny orgán, vedúceho zamestnanca alebo zodpovedného zamestnanca) a vykonáva ZFK, potvrdí overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK uvedením svojho mena a priezviska a ďalšími zákonnými náležitosťami. Uvedeným nie je dotknutá možnosť uvádzať na doklade súvisiacom s finančnou operáciou alebo jej časťou aj iné údaje nad rámec zákona č. 357/2015 Z. z., t. j. je možné, aby bolo na krycom liste „predtlačené“ meno a priezvisko zodpovedného zamestnanca a vedúceho zamestnanca a v prípade ich zastupovania je potrebné k ich menu a priezvisku doplniť meno a priezvisko zamestnanca, ktorý skutočne vykoná ZFK v pozícii zastupujúceho zamestnanca. Skratku v.z. nie je potrebné uvádzať. Spôsob výkonu práv a povinností zastupujúceho zamestnanca počas zastupovania zamestnanca oprávneného na overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK, vrátane podpisových pravidiel, spravidla vyplýva z interných predpisov orgánu verejnej správy.

Podľa § 7 ods. 2 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonáva overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK štatutárny orgán OVS alebo ním určený vedúci zamestnanec a zamestnanec zodpovedný za rozpočet, verejné obstarávanie, správu majetku alebo za iné odborné činnosti podľa povahy finančnej operácie alebo jej časti podľa rozhodnutia štatutárneho orgánu OVS. Zamestnancom sa pre účely zákona č. 357/2015 Z. z. rozumie podľa § 2 písm. j) fyzická osoba v pracovnom pomere alebo v obdobnom pracovnom vzťahu, pričom uvedené ustanovenie zákona odkazuje o. i. aj na zákon č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe, ktorý v § 17 ustanovuje, že generálny tajomník služobného úradu je služobne najvyšší vedúci zamestnanec všetkým štátnym zamestnancom v príslušnom služobnom úrade. V zmysle uvedeného overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK vykonáva aj generálny tajomník služobného úradu za oblasť, za ktorú je zodpovedný. 

Ak občianske združenie/cirkevná škola, resp. cirkevné školské zariadenie nespĺňa kritériá definície OVS podľa § 2 písm. f) zákona č. 357/2015 Z. z., a teda nie je OVS, nevzťahuje sa na ňu povinnosť vykonávať finančnú kontrolu podľa zákona č 357/2015 Z. z. Ak uvedený subjekt spĺňa zákonom stanovenú definíciu OVS, je povinný vykonávať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK vždy vo vzťahu ku každej finančnej operácii alebo jej časti, napr. v prípade občianskeho združenia aj vo vzťahu k účelovému príspevku získanému od iného orgánu verejnej správy. Charakter činností subjektu verejnej správy nemá vplyv na povinnosť uloženú zákonom č. 357/2015 Z. z. vykonávať jednotlivé typy finančnej kontroly, t. z., aj v prípade podnikateľskej činnosti je povinný subjekt verejnej správy dodržiavať ustanovenia zákona č. 357/2015 Z. z.