Základná finančná kontrola

K použitiu verejných financií dochádza už v čase nákupu tovaru, a je teda potrebné vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK aj vo fáze, kedy OVS uhrádza faktúru za daný tovar ako aj v čase príjmu tovaru na sklad (tento úkon predstavuje súčasne aj iný úkon majetkovej povahy). OVS vykonáva overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK vo vzťahu k finančnej operácii alebo jej časti podľa § 2 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z. a nie vo vzťahu k dokladu/dokumentu/listine, t. j. overenie sa nevykonáva vo vzťahu k výdajke, avšak výdajka môže predstavovať doklad, na ktorom sa overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK potvrdí podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. V nadväznosti na uvedené je potrebné skúmať, či výdaj tovaru zo skladu predstavuje finančnú operáciu. Vydanie tovaru zo skladu zamestnancovi orgánu verejnej správy, ktorý ho bude následne používať na služobné/pracovné účely (napr. mobilný telefón, notebook, varná kanvica) nepredstavuje použitie verejných financií a iný úkon majetkovej povahy podľa § 2 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z., nakoľko nedochádza k „presunu“ majetku orgánu verejnej správy. Daný tovar naďalej zostáva majetkom orgánu verejnej správy.

Inú situáciu predstavuje prípad, keď OVS vydá tovar zo skladu napr. v nadväznosti na predaj takéhoto tovaru inému subjektu, resp. jeho spotrebu (napr. kancelársky papier). V takomto prípade je potrebné vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK, nakoľko tu už dochádza k zníženiu majetku OVS, t. j. dochádza k inému úkonu majetkovej povahy. Pri „používaní“ majetku OVS formou spotreby kancelárskeho materiálu je teda potrebné vykonať ZFK pri jeho spotrebe (úbytku), na rozdiel od dlhodobého majetku OVS, vo vzťahu ku ktorému sa overenie súladu relevantných skutočností vykonáva pri vyradení tohto majetku. To, či je potrebné pri spotrebnom materiáli typu kancelársky papier vykonať ZFK podľa zákona č. 357/2015 Z. z. pri výdaji zo skladu, závisí najmä od spôsobu účtovania účtovnej jednotky (OVS). Ak účtovná jednotka účtuje výdaje na obstaranie zásob cez účty zásob, z ktorých sa potom vyskladňujú do spotreby, v účtovníctve sa tak zachytáva stav a pohyby zásob v priebehu celého účtového obdobia. Uvedenému by mala zodpovedať aj ZFK, ktorá sa vykoná pri nákupe zásob, naskladnení a následne pri každom výdaji zo skladu. V tomto prípade je zároveň možné využiť súhrnný krycí list, kedy sa ZFK môže vykonať a jej vykonanie potvrdiť spoločne pre viaceré finančné operácie za určité obdobie. Pri spôsobe účtovania všetkých výdajov na obstaranie zásob priamo do nákladov (do spotreby), sa na konci účtovného obdobia vykoná inventúra a zistený zostatok (aktuálny stav) sa zaúčtuje na účty zásob. Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK sa v tomto prípade vykoná v tejto fáze.

V prípade žiadaniek na prepravu finančnú operáciu predstavuje použitie verejných financií na pohonné hmoty, resp. iné výdavky súvisiace s použitím služobného motorového vozidla na danú jazdu, resp. všetky výdavky súvisiace s pracovnou cestou. Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK sa vykonáva vo vzťahu k finančnej operácii alebo jej časti a nie vo vzťahu k dokumentom, t. j. napr. žiadanke na prepravu. Uvedeným však nie je dotknuté, že takáto žiadanka na prepravu môže predstavovať doklad súvisiaci s finančnou operáciou alebo jej časťou, na ktorom bude potvrdené vykonanie overenia súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK. Skutočnosti, ktoré sa overujú v čase vypracovania žiadanky na prepravu sa vzťahujú k časti finančnej operácie, resp. sú relevantné pre finančnú operáciu v danom čase. Preto nie je potrebné vykonávať overenie súladu samostatne k predmetnej časti finančnej operácie (použitie verejných financií na pohonné hmoty – formou overenia na žiadanke na prepravu), ak sú relevantné skutočnosti už raz overené v príslušnej fáze finančnej operácie, t. j. napr. v čase vypracovania cestovného príkazu. Je na orgáne verejnej správy, aby si nastavil, v ktorej fáze finančnej operácie sa overia relevantné skutočnosti podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., a teda určité skutočnosti môžu byť overené ZFK aj v čase vypracovania žiadanky na prepravu. V prípade, ak sa pracovná cesta, resp. cesta služobným motorovým vozidlom neuskutočňuje v nadväznosti na cestovný príkaz, musí byť overenie súladu skutočností vykonaním ZFK vykonané najneskôr v čase vypracovania a schválenia žiadanky na prepravu, nakoľko táto predstavuje „prípravný úkon“, v nadväznosti na ktorý dôjde k použitiu verejných financií.

Odberateľská faktúra za nájom - ide o časť finančnej operácie (budúci príjem verejných financií), je potrebné vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK pri vystavení tejto faktúry, v rámci ktorej sa overí napr. správna výška pohľadávky – súlad s nájomnou zmluvou, splatnosť pohľadávky a pod. 

Inventúrny súpis je účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva v súlade s § 8 ods. 4 zákona o účtovníctve, ktorý musí obsahovať okrem iných údajov aj meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov (§ 30 ods. 2 písm. i) zákona o účtovníctve). Vzhľadom na uvedené inventúra nepodlieha výkonu overovania súladu relevantných skutočností prostredníctvom ZFK. Avšak, ak sa vykonaním inventarizácie (§ 29 ods. 1 zákona o účtovníctve) zistia rozdiely, napr. sa zistí, že je potrebné vyradiť určitý majetok OVS, vyradenie majetku už predstavuje pre OVS finančnú operáciu (iný úkon majetkovej povahy), ktorá podlieha overeniu súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK. 

Rozpočtové opatrenie (presuny rozpočtových prostriedkov, povolené prekročenie limitu výdavkov a viazanie rozpočtových prostriedkov), upravené v zákone č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, môže predstavovať jednu z fáz finančnej operácie, a preto podlieha povinnosti overovania súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK podľa § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. 

Potvrdenie overenia súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK elektronickou formou musí rovnako spĺňať náležitosti ustanovené zákonom č. 357/2015 Z. z., t. j. musí byť uvedené meno, priezvisko, podpis osôb vykonávajúcich ZFK, dátum vykonania overovania súladu relevantných skutočností prostredníctvom ZFK a príslušné vyjadrenie podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. Aj v prípade elektronického potvrdzovania vykonania ZFK zodpovední zamestnanci uvádzajú jedno zo zákonných vyjadrení podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z., ktoré je v danom prípade relevantné, v celom jeho znení a to výberom pozitívnej alebo negatívnej varianty relevantného vyjadrenia v nadväznosti na zistený súlad alebo nesúlad finančnej operácie s overovanými skutočnosťami v zmysle § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. (t. j. v informačnom systéme by nemala byť prednastavená len pozitívna forma zákonného vyjadrenia). Použité elektronické prostriedky musia umožniť zachytenie obsahu vykonaného overovania súladu a z použitých elektronických prostriedkov musí byť jednoznačné a nespochybniteľné určenie osoby, ktorá overovanie vykonala. Pre účely dokladovania vykonaného overovania súladu relevantných skutočností prostredníctvom ZFK bude OVS predkladať log záznamy z interného elektronického systému, ktoré je povinný OVS uchovávať spolu s ostatnou dokumentáciou súvisiacou s finančnou operáciou.  

Pri poskytovaní záloh je potrebné overiť súlad skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK v časti finančnej operácie - poskytnutie zálohy zamestnancovi, ďalej v časti finančnej operácie rezervácie tovaru, resp. služby (ak je to relevantné), a následne aj pri vyúčtovaní vyplatenej zálohy. Skutočnosť, že vyúčtovanie zálohy prebieha až po vykonaní finančnej operácie, resp. jej časti, nie je pre účely ZFK relevantná, nakoľko podľa § 2 písm. b) zákona č. 357/2015 Z. z. je finančnou kontrolou súhrn činností zabezpečujúcich overovanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti finančných operácií alebo ich častí pred ich uskutočnením, v ich priebehu a až do ich konečného vysporiadania, zúčtovania, dosiahnutia a udržania výsledkov a cieľov finančných operácií alebo ich častí. 

V prípade cestovných príkazov je overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK potrebné vykonať v čase vyslania zamestnanca na pracovnú cestu, spravidla pri vypracovaní cestovného príkazu, pričom sa overí napr. účel pracovnej cesty vzhľadom na predmet pracovnej náplne zamestnanca OVS, súlad so schváleným plánom pracovných ciest, ak je vypracovaný, ale aj súlad s rozpočtom OVS. Overenie vykonajú relevantní zamestnanci zodpovední za finančnú operáciu a štatutárny orgán alebo ním určený/určení vedúci zamestnanec/zamestnanci. Následne sa overenie súladu relevantných skutočností prostredníctvom ZFK vykoná pri vyúčtovaní pracovnej cesty. Pokiaľ sú zamestnancovi poskytnuté aj preddavky na pracovnú (služobnú) cestu, overenie súladu je potrebné vykonať aj v tejto fáze finančnej operácie

V prípade, ak zamestnanec OVS zakúpi tovar, resp. službu za vlastné finančné prostriedky a tieto následne požaduje preplatiť, overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK sa vykoná pri vyúčtovaní jednotlivých platieb, resp. pri preplácaní jednotlivých výdavkov, t. j. až v okamihu, keď dôjde k použitiu verejných financií. Uvedené však predpokladá, že možnosť zakúpenia tovaru, resp. služby zamestnancom v hotovosti/bezhotovostne z vlastných finančných prostriedkov nie je v rozpore s internými predpismi OVS, resp. je takýto spôsob obstarania tovaru, resp. služby, upravený v existujúcich interných predpisoch OVS (uvedené prestavuje zároveň aj skutočnosti podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., ktoré je potrebné vykonaním ZFK overiť). Potrebné je taktiež preukázať bezprostrednú súvislosť nákupov (prijatých plnení) s činnosťou OVS.

Poskytnutie príspevku na rekreáciu predstavuje podľa § 2 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z. finančnú operáciu, pričom OVS je podľa § 7 ods. 1 zákona č. 357/2015 Z. z. povinný ZFK overovať vždy súlad každej finančnej operácie alebo jej časti so skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 uvedeného zákona. OVS vykonáva overenie súladu vykonávaním ZFK vo vzťahu k finančnej operácii alebo jej časti a nie vo vzťahu k dokladu/dokumentu/listine, na ktorom je finančná operácia zachytená (t. j. nie vo vzťahu k žiadosti zamestnanca). Overenie súladu relevantných skutočností je potrebné vykonať po predložení žiadosti o poskytnutie príspevku na rekreáciu, tiež pred samotným vyplatením verejných financií t. j. príspevku na rekreáciu. Je na zvážení orgánu verejnej správy, akým spôsobom si nastaví výkon overovania relevantných skutočností vykonaním ZFK a na akom doklade budú osoby vykonávajúce ZFK potvrdzovať súlad finančnej operácie alebo jej časti so skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z.

Povinnosť OVS vykonávať v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK, závisí od skutočnosti, či v danom prípade existuje finančná operácia alebo jej časť, ktorá má byť finančnou kontrolou overovaná. V prípade, že má OVS nastavené svoje procesy tak, že vykonáva kontrolu delegovaných právomocí vo vzťahu k zmluve/dohode o delegovaní právomocí, takáto dohoda predstavuje finančnú operáciu – právny úkon a preto je OVS povinný vykonávať overovanie relevantných skutočností vykonaním ZFK bez ohľadu na to, či sa finančná operácia alebo jej časti overila aj iným druhom finančnej kontroly, napr. FKnM.

Uplatnenie výnimky z overovania súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK podľa § 7 ods. 5 zákona č. 357/2015 Z. z. je potrebné vždy posudzovať individuálne, podľa situácie, ktorá nastala. Je potrebné najskôr skúmať, či ide o plnenie úloh integrovaného záchranného systému, spravodajských služieb, ktoré podľa osobitného predpisu neznesú odklad alebo či existujú okolnosti predstavujúce prevádzkovú haváriu, resp. iný havarijný stav. Ak áno, treba ďalej skúmať to, či k odstraňovaniu dôsledkov prevádzkových havárií a iných havarijných stavov dochádza bezprostredne po ich vzniku a či odstránenie týchto dôsledkov neznesie odklad v záujme ochrany života, zdravia a v záujme predchádzania škodám na majetku. Počas mimoriadnej situácie by mohlo ísť napr. o situáciu, kedy je potrebné odstrániť hrozbu ohrozenia/úmrtia veľkého počtu obyvateľov vírusom, pričom určité opatrenie je nevyhnutné vykonať okamžite, bez odkladu, t .j. je možné uplatniť výnimku z vykonávania ZFK.