Základná finančná kontrola

Podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. overuje OVS finančnou kontrolou, v súlade s cieľmi podľa § 6 ods. 3 a podľa povahy každej finančnej operácie alebo jej časti, jej súlad s relevantnými skutočnosťami uvedenými v písm. a) až g) uvedeného ustanovenia. Zároveň platí, že overenie súladu podľa písm. b) má povinnosť vykonať OVS, len ak je štátnou rozpočtovou organizáciou, a ak ide o realizáciu verejného obstarávania a financovanie finančnej operácie alebo jej časti neskončí v príslušnom rozpočtovom roku. Vzhľadom na uvedené je preto potrebné ku každej finančnej operácii alebo jej časti pristupovať individuálne a overovať súlad vždy s tými skutočnosťami, ktoré sú pre danú finančnú operáciu alebo jej časť v danom čase relevantné.
Pre finančnú operáciu alebo jej časť, ktorou je zmluva, resp. rozhodnutie ako časť finančnej operácie, ktorou je v tomto prípade poskytnutie verejných financií, platí, že sa v rámci ZFK overuje o. i. aj súlad s rozpočtom OVS. Overenie súladu s rozpočtom OVS (§ 6 ods. 4 písm. a) a b) zákona č. 357/2015 Z. z.) má o. i. zabezpečiť, aby OVS mal na plnenie záväzkov vyplývajúcich mu z uzatvorenej zmluvy, resp. z vydaného rozhodnutia, na čas ich plnenia zaistené dostatočné rozpočtové krytie. Ak má dôjsť k plneniu v danom rozpočtovom roku, je potrebné získať ZFK uistenie, že OVS má zabezpečené verejné financie na krytie plnenia zo zmluvy/rozhodnutia. Ak má dôjsť k plneniu v ďalších rokoch je potrebné, aby pri tvorbe rozpočtu zabezpečil verejné financie na pokrytie predmetného záväzku. Zároveň je potrebné, aby OVS overil aj ďalšie relevantné skutočnosti podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., napr. súlad s príslušnou legislatívou (napr. zákon č. 523/2004 Z. z.), resp. s rozhodnutiami (ak sa zmluva uzatvára na základe vydaného rozhodnutia) alebo inými podmienkami poskytnutia verejných financií, pričom realizovaná finančná operácia alebo jej časť bude v nadväznosti na riadne vykonanú ZFK hospodárna, efektívna, účinná a účelná. Vykonaním ZFK vo fáze pred uzatvorením zmluvy/vydaním rozhodnutia, nie je dotknutá povinnosť OVS vykonať ZFK aj vo fáze pred každým poskytnutím verejných financií vyplývajúcim zo zmluvy/rozhodnutia. V rámci ZFK vykonanej v tejto časti finančnej operácii, t. j. v čase každého plnenia zo zmluvy/rozhodnutia, OVS o. i. overí to, či je v rozpočte reálne zabezpečený dostatok verejných financií. Pri uzatváraní zmlúv/vydávaní rozhodnutí, pri ktorých dôjde k plneniu až v ďalších rokoch, zodpovedá OVS v plnej miere za možné škody vyplývajúce z rizika, že nebude mať v čase plnenia záväzku dostatočné rozpočtové krytie. Tejto skutočnosti je potrebné predchádzať najmä dôsledným rozpočtovaním výdavkov OVS na nasledujúce rozpočtové roky.

Zavedenie vystavenia platobného predpisu do procesu spotreby e-kolku nemá žiadny vplyv na samotnú povinnosť vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. Je však možné modifikovať proces, akým sa vykonanie overenia súladu potvrdí, t. j. namiesto reportu spotreby e-kolkov sa použije report predpisov. Frekvenciu vyhotovovania súhrnného reportu za účelom vyznačenia vykonania overenia súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK musí OVS zvoliť vzhľadom na individuálnu potrebu tak, aby sa nezmaril riadny výkon ZFK a jej účel. Znamená to, že potvrdenie overovania cez ZFK nesmie byť vykonané v neprimerane dlhom čase tak, aby v prípade zistenia nesúladu finančnej operácie s § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. bolo možné vykonať včasnú nápravu.

V prípade finančnej operácie, ktorou je VO, je OVS povinný vykonať overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK v každej fáze VO (vyhlásenie VO, vyhodnotenie ponúk, príprava zmluvy s úspešným uchádzačom, realizácia VO) za účelom overenia súladu časti finančnej operácie s relevantnými skutočnosťami pre danú časť finančnej operácie a uistenia sa o možnosti pokračovania v danej časti finančnej operácie. Keďže sa v rámci obchodovania v EKS uskutočňuje vyhodnotenie ponúk a následne aj generovanie zmluvy, ktorá predstavuje vzťah medzi zadávateľom zákazky a dodávateľom, automaticky informačným systémom (t. j. bez možnosti ľudského zásahu), v tomto prípade nie je možné vykonať ZFK zamestnancami OVS elektronicky pred uzavretím zmluvy. Uvedenú situáciu však nie je možné vykladať tak, že si proces uzatvorenia automaticky vygenerovanej zmluvy z EKS pri realizácii verejného obstarávania nevyžaduje vykonanie ZFK. Časti finančnej operácie „pred vyhlásením verejného obstarávania“ a „pred podpisom zmluvy“, ktoré je podľa zákona č. 357/2015 Z. z. potrebné overiť ZFK, sa na účely obchodovania v EKS môžu vykonať súčasne, vykonaním ZFK „pred zadaním požiadavky do EKS“. V prípade, ak overenie súladu finančnej operácie/jej časti bude realizované elektronicky, aj potvrdenie vykonanej ZFK v elektronickej podobe musí spĺňať zákonné náležitosti t. j. musí byť uvedené meno, priezvisko, podpisy osôb vykonávajúcich ZFK, dátum vykonania ZFK a príslušné vyjadrenie podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. Pri potvrdzovaní overovania súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK sa uvádza dátum, kedy zodpovední zamestnanci reálne vykonali ZFK. Použité elektronické prostriedky musia umožniť zachytenie obsahu vykonanej ZFK a z použitých elektronických prostriedkov musí byť možné jednoznačné a nespochybniteľné určenie osoby, ktorá overovanie vykonala. Elektronické potvrdenie overovania súladu skutočností vykonaním ZFK musí spĺňať podmienky autenticity, integrity a nepopierateľnosti.

Zákon č. 357/2015 Z. z. vyžaduje, aby osoby vykonávajúce overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK potvrdili súlad finančnej operácie alebo jej časti so skutočnosťami uvedenými v § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. na doklade súvisiacom s finančnou operáciou alebo jej časťou uvedením náležitostí podľa § 7 ods. 3 (t. j. meno, priezvisko a podpis, dátum vykonania ZFK a jedno zo zákonných vyjadrení). Na základe uvedeného je teda potrebné, aby každá osoba vykonávajúca ZFK uviedla všetky obligatórne náležitosti podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z., t. j. aj príslušné vyjadrenie, sama za seba a nepostačuje jedno spoločné vyjadrenie za všetky osoby vykonávajúce overenie súladu relevantných skutočností prostredníctvom ZFK.

ZFK vykonáva štatutárny orgán OVS alebo ním určený vedúci zamestnanec OVS a zamestnanec zodpovedný za rozpočet, verejné obstarávanie, správu majetku alebo za iné odborné činnosti podľa povahy finančnej operácie alebo jej časti podľa rozhodnutia štatutárneho orgánu OVS. Z uvedeného vyplýva, že výkon ZFK musí byť zabezpečený vždy minimálne dvomi osobami, pričom zákon č. 357/2015 Z. z. ich zaradenie bližšie nedefinuje. Vo väčších OVS podľa povahy finančnej operácie môžu byť do procesu overovania súladu finančnej operácie/jej časti so skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. zapojené viaceré organizačné útvary, ktoré samostatne zodpovedajú za jednotlivé oblasti relevantné pre overovanú finančnú operáciu alebo jej časť, vykonanie ZFK potvrdia za daný OVS viaceré zodpovedné osoby.

Vzhľadom na skutočnosť, že zmluva o NFP predstavuje podľa zákona č. 357/2015 Z. z. finančnú operáciu, konkrétne právny úkon, RO je povinný vykonať ZFK vo vzťahu ku každej zmluve o NFP. V prípade veľkého množstva zmlúv o NFP v určitom období, možno vykonanie ZFK potvrdiť na súhrnom doklade, napr. súhrnnom krycom liste, z ktorého musí byť zrejmé, k akým finančným operáciám (rovnakej povahy) a za aké obdobie sa vyhotovuje. Overenie súladu relevantných skutočností podľa § 6 ods. 4 vykonaním ZFK je potrebné vykonať vždy pred podpisom zmluvy o NFP, aby RO o. i. najmä nevstupoval do záväzkov, na ktorých plnenie neskôr nebude mať dostatok finančných prostriedkov.