Finančná kontrola, Audit - Proces

Podľa § 20 ods. 2 písm. a) zákona č. 357/2015 Z. z. je oprávnená osoba pri vykonávaní AFK a FKnM oprávnená vyžadovať a odoberať od povinnej osoby alebo od tretej osoby v určenej lehote originály alebo úradne osvedčené kópie dokladov, písomností, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupov, vyjadrenia, informácie, dokumenty a iné podklady súvisiace s finančnou kontrolu. Súčasne zákon č. 357/2015 Z. z. v § 21 ods. 3 písm. b) ukladá povinnej osobe povinnosť predložiť v lehote určenej oprávnenou osobou, vyžiadané originály alebo úradne osvedčené kópie potrebných dokladov a iných podkladov. Zároveň, zákon č. 357/2015 Z. z. nezakazuje zamestnancom vykonávajúcim finančnú kontrolu, aby po predložení originálov, prípadne úradne osvedčených kópií, dokladov alebo iných podkladov potrebných na výkon finančnej kontroly, vyhotovili kópiu takéhoto dokumentu a opatrili ho pečiatkou „kópia súhlasí s originálom“. Ak osobitné predpisy upravujú možnosť ukladať relevantné údaje aj iným spôsobom ako v papierovej forme, ako je napr. elektronické uchovávanie faktúr podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, sprístupnenie takejto podoby podkladov (napr. naskenovaných na nosiči dát) je taktiež v súlade s relevantnými ustanoveniami zákona č. 357/2015 Z. z. Vykonávanie finančnej kontroly podľa zákona č. 357/2015 Z. z. nemá spôsobovať dodatočnú administratívnu záťaž, a preto, ak originálna dokumentácia potrebná na riadne vykonanie finančnej kontroly existuje v elektronickej forme, zákon č. 357/32015 Z. z. neukladá ako povinnosť povinnej osobe zabezpečiť aj jej listinnú kópiu. Predmetné platí aj v súvislosti s náležitosťami originálnej dokumentácie, t. j. ak napr. osobitný predpis upravuje minimálne náležitosti dokladu (napr. zákon č. 431/2002 Z. z. upravuje v § 10 náležitosti účtovného dokladu), zákon č. 357/2015 Z. z. neupravuje v tejto súvislosti dodatočné požiadavky na náležitosti daného dokladu. Uvedeným nie je dotknutá možnosť nastaviť si zmluvne dodatočné práva a povinnosti medzi poskytovateľom verejných financií (oprávnenou osobou) a prijímateľom verejných financií (povinnou osobou) nad rámec práv a povinností vyplývajúcich z relevantnej legislatívy. Zároveň, vyžadovať si originálnu dokumentáciu je podľa zákona č. 357/2015 z. z. oprávnením oprávnenej osoby. Týmto nie je dotknutá možnosť, aby oprávnená osoba overovala aj neoriginálnu dokumentáciu, ak sa uistí o tom, že je totožná s originálom. Pokiaľ je k dispozícii na overovanie len neoriginálna dokumentácia (napr. nascanovaná dokumentácia zaslaná oprávnenej osobe elektronicky), oprávnená osoba sa môže uspokojiť aj s overením takejto formy dokumentácie. Ak však oprávnená osoba pristúpi k overovaniu neoriginálnej dokumentácie, berie na seba riziko predloženia pozmenenej/sfalšovanie dokumentácie, ktorá nekorešponduje s originálom. 

Podľa § 20 ods. 5 písm. a) zákona č. 357/2015 Z. z. je oprávnená osoba povinná vopred, najneskôr pri vstupe, oznámiť povinnej osobe alebo tretej osobe termín začatia a cieľ výkonu finančnej kontroly na mieste a auditu. 

Podľa § 21 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. je povinná osoba
povinná predložiť oprávnenej osobe písomný zoznam prijatých opatrení, pričom za
nesplnenie predmetnej povinnosti je oprávnená osoba oprávnená uložiť povinnej
osobe v správnom konaní pokutu podľa § 28 zákona č. 357/2015 Z. z.

Ak dôjde k dodatočnému identifikovaniu nedostatkov v čase po vypracovaní návrhu správy, avšak pred skončením samotnej AFK, je na zvážení oprávnenej osoby, akým spôsobom bude postupovať. V prípade, že oprávnená osoba považuje za nevyhnutné zohľadniť skutočnosti identifikované po doručení návrhu správy povinnej osobe, avšak pred skončením samotnej AFK (t. j. pred zaslaním správy z AFK), oprávnená osoba sa môže napríklad rozhodnúť pre vypracovanie dodatku k návrhu správy z AFK, ktorým dôjde k doplneniu/úprave pôvodne vypracovaného návrhu správy z AFK. V takomto prípade je však nevyhnutné dodržať všetky povinnosti, ktoré vyplývajú pre oprávnenú osobu v súvislosti s vypracovaním návrhu správy, t. j. predovšetkým to, že dodatok k návrhu správy musí byť doručený povinnej osobe na oboznámenie, a zároveň oprávnená osoba musí vyžiadať od povinnej osoby v určenej lehote námietky. 

Pokiaľ povinná osoba v rámci predloženia písomných námietok predložila oprávnenej osobe dokumentáciu, ktorá je zjavne pozmenená, odporúčame túto skutočnosť uviesť vo vyhodnotení námietok v správe z vykonanej FKnM. Falšovanie a pozmeňovanie dokladov a používanie sfalšovaných dokladov (najmä na získanie finančných prostriedkov EÚ) sa pokladá za trestný čin, za ktorý možno uložiť trest odňatia slobody. Európsky úrad pre boj proti podvodom vydal príručku pre riadiace orgány k odhaľovaniu sfalšovaných dokladov v oblasti štrukturálnych opatrení https://ec.europa.eu/sfc/sites/default/files/sfc-files/guide-forged-documents-SK.pdf. Zamestnanci OVS majú možnosť obrátiť sa s podozrením na trestný čin na príslušné orgány činné v trestnom konaní. Pokiaľ by bol k návrhu správy vypracovaný dodatok so zohľadnením predmetnej pozmenenej dokumentácie, pričom oprávnená osoba by mala podozrenie o jej nesprávnosti, mohla by byť takáto FKnM považovaná za nesprávne vykonanú. Znamená to, že oprávnená osoba by sa mala s touto skutočnosťou vysporiadať, pričom nie je vylúčené, že pred zaslaním správy z vykonanej FKnM povinnej osobe s ňou bude komunikovať za účelom ozrejmenia, poprípade upozornenia na trestnoprávne dôsledky falšovania dokladov. Ak povinná osoba v rámci námietkového konania predloží úplne novú dokumentáciu, resp. takú, ktorú nepredložila v rámci výkonu FKnM a súvisí so zisteným nedostatkom, navrhnutým odporúčaniam, lehotou na predloženie písomného zoznamu prijatých opatrení a s lehotou na splnenie prijatých opatrení, je potrebné túto dokumentáciu zohľadniť pri vysporiadaní sa s námietkami. Ak je na základe takejto „novej“ dokumentácie zistený nedostatok, ktorý nebol uvedený v návrhu (čiastkovej) správy, je potrebné umožniť povinnej osobe vyjadriť sa k tomuto „novému“ nedostatku a súvisiacemu návrhu odporúčaní. Na základe takejto „novej“ dokumentácie je zároveň možné, že nedostatok formulovaný v návrhu správy, po zohľadnení nových skutočností, už v správe uvedený nebude.

Termín na predloženie písomného zoznamu splnených opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku musí byť nastavený primerane vzhľadom na zistené nedostatky. Povinná osoba má možnosť vyjadriť námietky k navrhnutému termínu a v prípade, ak sú námietky vzhľadom na náročnosť a zložitosť ich realizácie, napr. časovú, personálnu, technickú, alebo rozsahu potrebných úkonov opodstatnené, oprávnená osoba zohľadní námietky v správe z auditu.

Podľa § 26 ods. 2 zákona č. 357/2015 Z. z. má prizvaná osoba povinnosť písomne informovať štatutárny orgán oprávnenej osoby o skutočnostiach zakladajúcich pochybnosti o ich predpojatosti, a teda nie zamestnanca oprávnenej osoby. Jednotlivé skutočnosti a ich reálny dopad na nezávislosť znalca musí štatutárny orgán oprávnenej osoby nezávisle posúdiť a po prijatí písomného oznámenia do troch pracovných dní vydať rozhodnutie. Napr. fakt, že v povinnej osobe pracuje rodinný príslušník/známy znalca automaticky nemusí znamenať, že tento znalec svoju činnosť nebude vykonávať objektívne a nezávisle. Pri posudzovaní by malo byť prihliadnuté napr. na nasledovné: akú pozíciu v povinnej osobe zastáva rodinný príslušník prizvanej osoby, či môže reálne ovplyvňovať činnosť prizvanej osoby, do akej miery má vplyv na činnosť povinnej osoby u ktorej sa vykonáva audit/kontrola.

Subjekty vykonávajúce vládny audit sú povinné v zmysle § 27 zákona č. 357/2015 Z. z. zachovať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedeli pri výkone vládneho auditu. Zároveň sa na všetky takéto subjekty vzťahuje zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Nakladanie s osobnými údajmi, resp. ich spracovanie v systémoch je okrem iného upravené aj vnútornými smernicami orgánu verejnej správy. Osoby vykonávajúce vládny audit sú oprávnené vyžadovať a odoberať a v prípade identifikovania nedostatku uchovávať v spise pre zachovanie audítorskej stopy, resp. pre účely následného follow up-u informácie v zmysle § 20 zákona č. 357/2015 Z. z. Posúdenie vhodnosti a účelnosti dokumentov požadovaných audítormi je na nezávislom profesionálnom úsudku audítora. Typ požadovaných dokumentov a podrobnosť predkladania dokumentácie sa odvíja aj v závislosti od typu vykonávaného auditu. Audítori sú povinní dodržiavať aj rozsah auditu stanovený v poverení na vykonanie vládneho auditu a postupovať zohľadňujúc princípy medzinárodne uznávaných audítorských štandardov.

Oprávnená osoba je podľa § 20 ods. 2 písm. a) zákona č. 357/2015 Z. z. oprávnená vyžadovať a odoberať od povinnej osoby alebo tretej osoby v určenej lehote originály alebo úradne osvedčené kópie dokladov, písomnosti, záznamy dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupov, vyjadrenia, informácie, dokumenty a iné podklady súvisiace s vládnym auditom a vyhotovovať si ich kópie a nakladať s nimi. Nie je teda potrebné, aby sa vyžiadanie robilo prostredníctvom povinnej osoby.

Uvedené lehoty nemôžu byť rovnaké, a to už zo samotnej podstaty predmetných inštitútov. Námietky povinná osoba podáva v lehote, ktorá predchádza skončeniu AFK, FKnM alebo auditu. Následne, po skončení AFK, FKnM alebo auditu (po zaslaní správy) povinná osoba prijíma a plní prijaté opatrenia v lehote, ktorú oprávnená osoba určí v správe.