IT projekty majú viditeľné náklady a neviditeľné prínosy
14. júna 2023, odkaz na mediálny blog
Do konca roka má byť do ostrej prevádzky nasadených 24 IT systémov, ktoré majú zlepšiť služby pre občanov a štátu ušetriť desiatky miliónov eur ročne. Aby sa tak naozaj stalo, je potrebné sledovať či prínosy nezostanú len na papieri.
Rovnako ako do výstavby ciest či nemocníc, aj do digitalizácie idú zo strany štátu milióny eur. Rozdiel je, do akej miery prínosy z investícií vidíme. Prínosy v doprave sú zjavné – novú cestu je vidieť a jazda po nej môže byť rýchlejšia a bezpečnejšia. V novej alebo v zrekonštruovanej nemocnici nás ošetria a prínosy cítime na vlastnej koži. Pri týchto porovnaniach sa prínosy investícií v IT zdajú byť neviditeľné. Pritom len vybraných 24 IT projektov môže občanom zlepšiť kontakt s úradmi a štátu ušetriť desiatky miliónov eur ročne. Verejná kontrola je tu ťažšia, o to dôležitejšia je úloha štátu a snaha, aby sme benefity z projektov naozaj vedeli preukázať.
Lepšie digitálne služby ušetria čas aj peniaze
Do IT projektov štát najčastejšie investuje preto, aby sa vďaka novým systémom šetril čas úradníkov, občanov a podnikateľov. Občania a podnikatelia napríklad nemusia behať po viacerých úradoch s rovnakými informáciami a úrady si ich vymenia využitím prepojených IT systémov. Zároveň šetria na cestovných nákladoch a ďalších poplatkoch. Úradníci napríklad nemusia prepisovať údaje z papiera do počítača a veľa vecí za nich urobí systém automaticky.
Okrem ušetreného času niektoré projekty šetria aj náklady na tovary, napríklad ak sa listy posielajú elektronicky a nie poštou. Lacnejšia prevádzka systémov zas znamená nižšie náklady na služby. Ušetrený čas vieme vyjadriť finančne. Na strane štátu vieme úradníkov využiť efektívnejšie a zvýšiť množstvo vybavenej agendy. Ak občania a podnikatelia behajú menej po úradoch, majú viac času byť ekonomicky produktívni.
Viditeľné náklady, neviditeľné prínosy?
Do konca roka bude spustených 24 systémov. Podľa podpísaných zmlúv potrebujeme na ich realizáciu z európskych fondov 329 mil. eur s DPH. Aby sme zabezpečili ich bežnú funkčnosť, ročné náklady štátu vzrastú od ďalšieho roka približne o 54 mil. eur, ktoré budú použité na ich prevádzku a rozvoj. V rozpočtovom pláne až na výnimky zahrnuté neboli. Ako ukazuje graf nižšie, výdavky štátu na IT tak narastú o 11 %.
Naozaj kvalitný IT systém je len oporným múrom pre lepšiu službu a benefity majú byť po zavedení zjavné. V príprave boli pri týchto 24 systémoch vypočítané úspory z ekonomických analýz (CBA) v celkovej výške 392 mil. eur. Systémy mali predovšetkým ušetriť čas úradníkov, ktorý je ekvivalentom viac ako 2 000 plných úväzkov. Vo finančnom vyjadrení je hodnota tohto času 286 mil. eur, prepočítaná bola zo mzdy úradníkov za desaťročné obdobie plánovanej životnosti systémov. Podstatnou položkou je tiež úspora na prevádzke IT vo výške 93 mil. eur oproti dnešnému stavu prevádzky systémov, ktorú dosiahneme napríklad nahradením alebo úpravou terajších systémov.
Tieto finančné prínosy treba najprv pretaviť do reality. Ak by sme ich v rozpočte dôsledne naplánovali, rast prevádzkových nákladov o 54 mil. eur by bol do veľkej miery vykompenzovaný ročnými úsporami na platoch a materiáli vo výške 40 mil. eur. Na grafe je ilustratívne naznačené, ako by sa prejavila realizácia tejto úspory na výdavkoch na prevádzku. Oproti pôvodnému plánu výdavkov na štátne IT je tento nárast minimálny.
(Pozn. – úspora bude v skutočnosti viditeľná v iných oblastiach, nie na prevádzke IT.)
Graf: Porovnanie výdavkov na prevádzku pri realizovaní 24 systémov
Zdroj: CBA, prehľad OPII, spracovanie ÚHP
Výdavky štátu v rokoch 2019 – 2022 zodpovedajú skutočnosti, rok 2023 je odhadovanou skutočnosťou, 2024-2026 sú návrhom výdavkov dopočítaným postupným nárastom 6 % ročne reflektujúcim trend.
Tri odporúčania na zviditeľnenie prínosov IT projektov
1. Zahrnutie úspor na prevádzke štátu do štátneho rozpočtu
Podľa deklarovaných úspor by mal byť upravený rozpočet úradov, čo ich bude nútiť pretaviť úspory z papiera do reality. Platí to predovšetkým pre úspory na prevádzke, materiáli a mzdách úradníkov. Zároveň budú investori motivovaní nastaviť prínosy budúcich projektov tak, aby ich bolo možné realisticky naplniť, nakoľko štát bude vyžadovať ich naplnenie.
2. Priebežné sledovanie projektov digitalizácie a verejná prezentácia výsledkov
Štát spravuje niekoľko stoviek informačných systémov, zároveň pripravuje nové, pričom odborná ani laická verejnosť často nevidí, čo projekty digitalizácie reálne prinášajú. Pokiaľ by investori verejnosti prezentovali prínosy ich najdôležitejších systémov, vytvoril by sa tlak na ich dosahovanie. Verejná prezentácia môže mať formu určenia správnych merateľných ukazovateľov pre jednotlivé systémy a ich pravidelné verejné vyhodnotenie.
3. Úprava alebo vypnutie systému, ak prínosy počas realizácie nebudú dostatočné
Pri niektorých IT systémoch sa postupne ukazuje, že majú príliš malý počet používateľov alebo generujú príliš málo výsledkov na to, aby štát pokračoval vo financovaní ich drahej prevádzky. Dôvodom je nadhodnotenie prínosov, nerealistické ciele alebo objektívna zmena neumožňujúca využiť potenciál systému tak, ako bol naplánovaný. Vo všetkých prípadoch má byť možné systém buď upraviť tak, aby sa znížili budúce náklady naň alebo úplne vypnúť. Preto je dôležité sledovať informačné systémy už od ich prípravy, cez ich fungovanie až po ukončenie systému, ako memento pre ďalšie IT projekty.
Ak nechceme míňať stámilióny na IT bez akýchkoľvek benefitov, štát si musí ustrážiť, aby sa prínosy napísané pri projektoch premenili na prínosy hmatateľné v praxi.
Autori: Katarína Čardášová, Michal Jerga