Štyri odporúčania pre Datacentrum (a slovenské IT)

31.10.2019, odkaz na mediálny blog

Datacentrum posledných 8 rokov zvyšuje efektivitu externe nakupovaných služieb, dnes pri 6 zo 7 najväčších kontraktov nakupuje za ceny bežné pre slovenský verejný sektor. Výrazným krokom vpred môže byť zavedenie IT kontrolingu, čo umožní systematicky vyhodnocovať spotrebu a nákladovosť služieb ale aj porovnávať a vyjednávať lepšie ceny. Zahraničné skúsenosti ukazujú, že zavedenie IT kontrolingu má  potenciál znížiť náklady v priebehu 2 až 4 rokov o 10 - 20 %, čo je v prípade Datacentra a ministerstva financií 9 až 17 mil. eur.  Spolu s insourcingom vybraných služieb a revidovaním niektorých starších zmlúv môžu opatrenia priniesť spolu 10 až 20 mil. eur ročne. Datacentrum sa zaviazalo v budúcom roku prebrať časť prevádzky informačných systémov a komunikačnej infraštruktúry do internej správy, čo prinesie úsporu 1,2-1,7 mil. eur ročne.

(súhrnnú prezentáciu nájdete tu)

1. Nákladová transparentnosť prinesie tlak na ceny a kvalitu

Datacentrum je organizáciou ministerstva financií s ročným rozpočtom 35-40 mil. eur, jeho výdavky tvoria tretinu až polovicu výdavkov ministerstva financií na IT (bez Finančnej správy). Zabezpečuje predovšetkým prevádzku veľkých informačných systémov súvisiacich s verejnými financiami (rozpočet, štátna pokladnica). Popritom poskytuje komunikačnú infraštruktúru pre viaceré organizácie štátnej správy a samosprávy a podporu pre približne 30 tisíc používateľov.

Služby, ktoré poskytuje sa do veľkej miery podobajú službám, ktoré dnes poskytujú komerčná dátové centrá. Datacentrum však dnes nedokáže povedať, za koľko podobné služby vyprodukuje ono (napr. 1 TB poskytovaného miesta alebo dodatočný GB RAM). Problémom je všeobecná rozpočtová klasifikácia a priširoké nákladové strediská.

Riešením, ktoré prináša nákladovú transparentnosť a vytvára tlak na zlepšovanie a prevzatie zodpovednosti za celkové náklady jednotlivých služieb je zavedenie finančného riadenia (IT kontroling). Organizácie  štátnej správy v Európe aj v Amerike dosiahli po jeho zavedením v priebehu 2 až 4 rokov o 10 - 20 %  nižšie náklady na IT bez obmedzenia kvality koncových biznis služieb[1]. V prípade spojených výdavkov MF SR a Datacentra by úspora mohla dosahovať 8,6-17,3 mil. eur ročne.

2. Ceny sú na štandarde slovenského verejného sektora. Štandard verejného sektora štandardný nie je.

Datacentrum posledných 8 rokov zvyšuje efektivitu externe nakupovaných služieb, dnes už pri 6 zo 7 najväčších kontraktov nakupuje za ceny bežné pre slovenský verejný sektor.  Priestor na zlepšenie je podľa analýzy  v kontrakte so spoločnosťou DXC, kde dosiahnutím trhového priemeru by Datacentrum mohlo ušetriť podľa analýzy 0,6-1,2 mil. eur ročne.

„Ceny bežné pre slovenský verejný sektor“, sú však podľa internej analýzy ÚHP naďalej o 30 % vyššie ako v Českej republike[2]. Verejné IT, vrátane Datacentra, nevyvíja systematický tlak na zníženie cenovej hladiny.

3. Viac interných výkonov môže ušetriť a zlepšiť kvalitu

Datacentrum v uplynulom roku minulo 48 % výdavkov na nákup externých služieb podpory a prevádzky. Je to výrazne viac ako bežný podiel vo verejnom sektore, ktorý sa podľa medzinárodného porovnania pohybuje na úrovni 30 %[3].

Alternatívou je zabezpečiť si služby interne. Ak by Datacentrum realizovalo všetky dnes objednávané činnosti vlastnými zamestnancami s platmi bežnými na trhu, mohlo by podľa analýzy ušetriť vyše 10 % svojho rozpočtu
(4 až 5,6 milióna eur). Bola by to veľká zmena znamenajúca takmer zdvojnásobenie počtu zamestnancov.

Datacentrum začne menšími postupnými krokmi. Od roku 2020 Datacentrum vytvorí 12 IT interných miest pre bežnejšie, štandardizované pozície a 4 podporné pozície, vrátane manažérskych, za ktoré dnes platí dodávateľom v priemere 77 eur na hodinu. Opatrenie prinesie približne 1,2-1,7 mil. eur ročne a umožní budovanie vlastných znalostí, s ktorými prichádza lepšia pripravenosť vyjednávať s dodávateľmi a riadiť projekty.

Zdroj: Analýza „Hodnotenie výkonnosti Datacentra“

4. Little less conversation, a little more action

Datacentrum môže byť podľa analýzy efektívnejšie aj pri poskytovaní podpory 28 tisíc používateľom, dnes založenej na pre používateľa pohodlnom, ale celkovo neefektívnom telefonovaní. Organizácia práce nezodpovedá bežným štandardom, operátori problém len zapíšu a posunú ho ďalej. Rovnaké typy žiadostí sú navyše často zapisované rôzne.  Na prvej úrovni podpory sa tak vyrieši  výrazne menej problémov (38%) ako je dobrá prax (60%).

Analýza preto pre zvýšenie priepustnosti a flexibility celého procesu odporúča presmerovanie používateľov z telefónu na samoobslužný portál. Ten existuje aj dnes, užívatelia však naň nie sú smerovaní.  Nahlasovanie požiadaviek a porúch preddefinovanými formulármi umožní operátorom venovať sa ich riešeniu namiesto zapisovania. Opatrenie by malo viesť aj k zníženiu tlaku na  potrebu prijímania nových operátorov ako aj zvýšeniu spokojnosti zákazníkov.

Analýza Datacentra bola vypracovaná ÚHP v spolupráci s poradenskou spoločnosťou PwC v rámci Programu Európskej komisie na podporu štrukturálnych reforiem.

Martin Kmeťko, Matej Kurian
Útvar hodnoty za peniaze, MF SR

Ak vás zaujíma naša práca, sledujte nás

[1] https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/managing-the-demand-for-it-infrastructure  a http://info.tbmcouncil.org/rs/509-APS-230/images/Federal-IT-COST-Commission-Report_Accelerating-the%20Mission_July%2021.2016%20.pdf
[2] https://www.mvcr.cz/clanek/prehled-obvyklych-cen-ict-praci.aspx
[3] Gartner IT Key Metrics Data 2018 - Government industry, Distribution of IT Spending and Staffing by IT functional Area