Základná finančná kontrola

Podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. zamestnanci vykonávajúci ZFK potvrdzujú na doklade súvisiacom s finančnou operáciou alebo jej časťou súlad so skutočnosťami uvedenými v § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. uvedením: svojho mena, priezviska, podpisu, dátumu vykonania základnej finančnej kontroly a príslušného vyjadrenia (či finančnú operáciu alebo jej časť možno vykonať alebo nemožno vykonať, vo finančnej operácii alebo jej časti možno pokračovať alebo nemožno pokračovať alebo poskytnuté plnenie treba vymáhať alebo poskytnuté plnenie nie je potrebné vymáhať, ak sa finančná operácia alebo jej časť už vykonala). Uvedenie informácie o tom, s akou skutočnosťou je podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. finančná operácia v súlade, zákon č. 357/2015 Z. z. nevyžaduje špecifikovať. V prípade, že štatutárny orgán orgánu verejnej správy usúdi, že je potrebné tieto skutočnosti na doklade súvisiacom s finančnou operáciou alebo je časťou uvádzať, zákon č. 357/2015 Z. z. to nevylučuje. 

Ak OVS realizuje väčšie množstvo finančných operácií alebo ich častí rovnakej povahy je prípustné potvrdiť overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK vo vzťahu k týmto finančným operáciám alebo ich častiam na tzv. súhrnnom krycom liste, resp. spoločnom spisovom obale a pod. Zo súhrnného krycieho listu ale musí byť zrejmé, vo vzťahu ku ktorým finančným operáciám alebo ich častiam sa overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK potvrdzuje (t. j. najmä koľko a ktorých finančných operácií alebo ich častí sa týka). Vykonanie ZFK sa potvrdí na súhrnnom krycom liste uvedením náležitostí podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. Je teda v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. ak OVS potvrdí vykonanie ZFK na spoločnom súhrnnom krycom liste s tým, že tento krycí list bude obsahovať alebo k nemu bude priložená tabuľka so zoznamom úhrad s príslušnými identifikátormi. Ak bude vykonanie ZFK potvrdené uvedeným spôsobom na súhrnnom krycom liste, nie je potrebné vyhotovovať kópie takéhoto dokladu a prikladať ho k iným dokladom, napr. k zmluvám/dohodám. Je potrebné zabezpečiť, aby v prípade auditu/kontroly bol OVS schopný náležite preukázať vykonanie ZFK ku všetkým finančným operáciám alebo ich častiam, a to predložením takéhoto súhrnného krycieho listu (doklad s potvrdením overenia súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK musí byť dohľadateľný).

Je na nastavení OVS, s ohľadom na charakter overovanej finančnej operácie/jej časti, ktoré vyjadrenie bude kedy používať. Je potrebné zachovávať kontinuitu vzhľadom na používané vyjadrenia vo vzťahu k rovnakým typom finančných operácii, resp. ich častí v rámci jedného OVS. Na kontrolnom liste môžu byť uvedené všetky 3 vyjadrenia, je však potrebné, aby zamestnanec, ktorý vykonal overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK vždy vybral, resp. určil len jednu z možností, napr. „finančnú operáciu alebo jej časť je možné vykonať“, pričom všetky ostatné možnosti je potrebné prečiarknuť. OVS však môže mať nastavený kontrolný list aj tak, že na ňom, s ohľadom na finančnú operáciu alebo jej časť, bude mať zamestnanec potvrdzujúci overenie súladu relevantných skutočností vykonanou ZFK na výber napr. len vyjadrenie "finančnú operáciu alebo jej časť je/nie je možné vykonať" (t. j. pozitívny a negatívny variant vyjadrenia) pričom označí výsledný variant vyjadrenia. 

Overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK je možné potvrdiť pomocou vyhotovenej pečiatky, ak vyhotovená pečiatka zabezpečí uvedenie všetkých relevantných skutočností podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. Čo sa týka náležitosti „podpis“, ktorú ustanovuje § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. platí, že v prípade použitia pečiatky sa podpis považuje za platný a riadny, ak je vlastnoručný. Podpis identifikuje konajúcu osobu a súčasne verifikuje obsah jej prejavu vôle. Za vlastnoručný podpis sa nepovažuje napr. podpis vopred predtlačený, podpis vytlačený pečiatkou alebo nasnímaný pomocou výpočtovej alebo rozmnožovacej techniky. Registratúrne číslo nepatrí medzi obligatórne náležitosti, ktoré vyžaduje ustanovenie § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. pre potvrdenie overenia súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK, nie je potrebné, v zmysle požiadaviek vyplývajúcich zo zákona č. 357/2015 Z. z., aby mala vykonaná ZFK aj registratúrne číslo.

Osoby, ktoré overujú súlad skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK uvádzajú na doklade súvisiacom s finančnou operáciou alebo jej časťou podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z. o. i. dátum vykonania ZFK. Z uvedeného teda vyplýva, že je potrebné uviesť ten dátum, kedy sa reálne overil súlad relevantných skutočností vykonaním ZFK, pričom dátumy nemusia byť pri jednotlivých osobách vykonávajúcich ZFK totožné. 

Vyhlásenie VO je časťou finančnej operácie, takže pre OVS vzniká povinnosť vykonať ZFK. OVS overuje súlad finančnej operácie alebo jej časti vždy s tými skutočnosťami, ktoré sú pre danú finančnú operáciu alebo jej časť v danom čase relevantné. Overenie súladu s rozpočtom OVS (§ 6 ods. 4 písm. a) a b) zákona č. 357/2015 Z. z.) má zabezpečiť, aby OVS mal na plnenie záväzkov, ktoré mu vyplynú (v tomto prípade zo zmlúv uzatvorených/objednávok predložených na základe rámcovej dohody), na čas ich plnenia zaistené dostatočné rozpočtové krytie. OVS má teda zabezpečiť najmä to, aby nevstúpil do takých záväzkov, na plnenie ktorých nemá alebo nebude mať dostatok verejných financií v budúcnosti. Overenie súladu s rozpočtom vo fáze vyhlásenia verejného obstarávania pred uzatvorením rámcovej zmluvy teda neznamená v tomto prípade to, že OVS musí mať v tejto fáze v rozpočte prostriedky na krytie plnenia z rámcovej zmluvy, ale to, že vyhlásené VO ako aj rámcová zmluva budú nastavené tak, že na čas plnenia bude mať OVS zabezpečený v rozpočte dostatok verejných financií. V tejto fáze (vyhlásenie VO) je potrebné vo vzťahu k rozpočtu overiť napr. súlad predmetného verejného obstarávania so schváleným plánom VO na aktuálny rok, a ak plnenie OVS z rámcovej zmluvy bude realizované už v danom roku, v tomto rozsahu sa overí aj súlad so schváleným rozpočtom OVS na príslušný rok. Finančnú operáciu, resp. jej časť je možné vykonať/v nej pokračovať aj napriek skutočnosti, že OVS nemá v čase vykonávania ZFK tejto časti finančnej operácie v rozpočte „narozpočtované“ požadované verejné financie na daný rozpočtový rok. OVS by mal, v čase začatia finančnej operácie, mať istotu, že v čase plnenia zo záväzku bude mať zabezpečený dostatok verejných financií na plnenie z rámcovej zmluvy. OVS má taktiež možnosť, ak chce realizovať verejné obstarávanie, upraviť si zmluvne tzv. odkladaciu podmienku pre prípad, ak v čase plnenia nebude mať v rozpočte dostatok verejných financií.
Ak k plneniu z rámcovej zmluvy bude dochádzať až na základe uzatvorenia jednotlivých zmlúv, resp. na základe objednávok, tak až v tejto fáze (t. j. pri uzatváraní jednotlivých zmlúv, resp. pri zadávaní objednávok) bude potrebné vykonaním ZFK v rámci overovania súladu tejto časti finančnej operácie s rozpočtom skúmať to, či má OVS rozpočtované vo svojom rozpočte verejné financie, a teda reálne disponuje s verejnými financiami, ktoré budú kryť plnenie z týchto individuálnych zmlúv/objednávok. V rámci overovania relevantných skutočností je potrebné pri uzatváraní jednotlivých zmlúv, resp. zadávania objednávok, overiť aj súlad s uzatvorenou rámcovou zmluvou. Obdobne je potrebné postupovať pri uzatváraní zmlúv, na základe ktorých bude dochádzať k čerpaniu vo viacerých rokoch.

Vyjadrenie „poskytnuté plnenie je/nie je potrebné vymáhať“ je možné použiť, ak ide o finančnú operáciu alebo jej časť, ktorá už bola vykonaná, a teda nie je možné hovoriť o jej pokračovaní, resp. o jej vykonaní. V praxi môže ísť napríklad o zúčtovanie zálohových platieb alebo preddavkov – verejné financie boli poskytnuté, t. j. finančná operácia sa už vykonala, avšak pri zúčtovaní sa napr. identifikuje nesúlad s určitou skutočnosťou podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., na základe čoho je potrebné časť alebo všetky verejné financie vrátiť. V takomto prípade osoby vykonávajúce overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK uvedú pozitívny variant vyjadrenia „je potrebné vymáhať poskytnuté plnenie“. Ďalším príkladom môže byť situácia, kedy sa identifikuje neplnenie podmienok, za ktorých boli verejné financie v minulosti poskytnuté s podmienkou udržania napr. 5 rokov – verejné financie boli poskytnuté, t. j. finančná operácia sa už vykonala, avšak zistil sa nesúlad s určitou skutočnosťou podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., t. j. podmienky poskytnutia nie sú dodržiavané, na základe čoho je časť/všetky poskytnuté verejné financie neoprávnené a je potrebné ich vrátiť. V takomto prípade opäť osoby vykonávajúce overenie súladu relevantných skutočností vykonaním ZFK uvedú pozitívny variant vyjadrenia „je potrebné vymáhať poskytnuté plnenie“. Výrok „nie je potrebné vymáhať poskytnuté plnenie“ uvedú osoby vykonávajúce ZFK napr., ak OVS poskytujúci verejné financie vykonal na základe medializovanej kauzy FKnM u povinnej osoby, ktorej poskytuje verejné financie, pričom touto kontrolou neboli zistené žiadne nedostatky. T. j. výstupom z FKnM bude správa bez zistených nedostatkov. Súčasne, keďže OVS nezistil nedostatky, pri výkone ZFK skonštatuje „dovnútra – pre seba“ súlad finančnej operácie so skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. a osoby vykonávajúce ZFK uvedú vyjadrenie „poskytnuté plnenie nie je potrebné vymáhať“. 

Zaradenie majetku do užívania /vyradenie majetku predstavuje finančnú operáciu podľa § 2 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z., a to iný úkon majetkovej povahy, a preto je aj v týchto prípadoch potrebné vykonať ZFK.
Pri zaradení obstarávaného dlhodobého majetku do používania vykonajú overenie súladu skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK vecne zodpovední zamestnanci pred alebo v rámci vykonávaných procesov súvisiacich so zaradením majetku do používania. V rámci ZFK sa overuje súlad tejto finančnej operácie (zaradenie majetku) s relevantnými skutočnosťami podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z., t. j. procesnými krokmi, ktoré musia byť dodržané pri zaradení majetku do užívania napr. súlad so zákonom č. 431/2002 Z. z., postupmi účtovania, zákonom č. 595/2003 Z. z., internými predpismi. Nakoľko sa ZFK vykonáva vo vzťahu k finančnej operácii alebo jej časti a nie vo vzťahu k dokladom, tak napr. zápis o zaradení majetku môže slúžiť ako doklad súvisiaci s finančnou operáciou alebo jej časťou, na ktorom sa vykonanie ZFK potvrdí spôsobom upraveným v § 7 ods. 3. ZFK je potrebné vykonať pred/pri zaradení majetku do používania.
Pri vyraďovaní majetku sa overí súlad s rozhodnutím o vyradení majetku vydanom podľa osobitného predpisu a vnútorným predpisom (ak taký existuje) a to bez ohľadu na účtovnú hodnotu daného majetku. Pri výpočte a účtovaní odpisov z dlhodobého majetku OVS vystavuje interné účtovné doklady. Aj v týchto prípadoch je potrebné vykonávať ZFK, pričom OVS overuje súlad napr. s rozpočtom, osobitnými predpismi (zákon o účtovníctve, zákon o dani z príjmov, zákon o výkone prác vo verejnom záujme), vnútornými predpismi OVS (ak také existujú), a pod. Vykonanie ZFK sa vyznačí na príslušnom zúčtovacom doklade alebo krycom liste uvedením náležitostí podľa § 7 ods. 3 zákona č. 357/2015 Z. z.

Kolektívna zmluva OVS podľa predmetnej definície predstavuje dvojstranný právny úkon (ide o finančnú operáciu v zmysle § 2 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z) a preto jej uzavretie podlieha overeniu súladu relevantných skutočností s § 6 ods. 4 zákona a to vykonaním ZFK.

Vzhľadom na to, že dodatok k zmluve je právny úkon, je potrebné overiť súlad skutočností podľa § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. vykonaním ZFK pri jeho uzatváraní, a to aj v prípade, že sa ním nemení zmluvná cena, ale predmetom dodatku je napr. predmet zmluvy, zmluvné podmienky alebo iné.